A segunda e última fase de implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN) começou na Universidade Federal da Bahia e, no próximo dia 02 de dezembro, todas as áreas – acadêmica, administrativa e de recursos humanos – abrirão processos exclusivamente de forma digital. A medida, que cumpre os requisitos do Decreto nº 8.539/2015, gerará mais economia e agilidade para a Universidade, segundo a coordenadora de sistemas da Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) e integrante do Comitê Executor do Processo Eletrônico Nacional na UFBA (UFBAPEN), Ana Carina Melo.
Para que isso seja possível, no último dia 16 de agosto, foi instituída pelo Gabinete da Reitoria, a portaria n° 104/2019, que estabeleceu orientações gerais e definiu o cronograma das etapas e adequações para implantação total do UFBAPEN, além das ações e providências necessárias à implantação dos procedimentos operacionais (PO).
De acordo com Melo, “todas as unidades precisam revisar seus procedimentos operacionais em conformidade com a legislação do PEN e todos devem participar, pois essa é uma responsabilidade de toda a UFBA”. A Superintendência de Avaliação e Desenvolvimento Institucional (SUPAD) guiará o processo de revisão e o comitê executor do UFBAPEN terá o papel de acompanhar a fim de sanar dúvidas, verificar o cumprimento dos prazos e intervir com soluções para possíveis problemas que impeçam a revisão e aprovação do procedimento", esclareceu Ana Carina Melo.
A portaria com as várias etapas – que devem ser cumpridas para que até o dia 02 de dezembro de 2019, o Processo Eletrônico esteja finalizado na UFBA – delimita em seu cronograma que: até o dia 23/08, as pró-reitorias, superintendências e assessorias indiquem servidores responsáveis pela revisão dos procedimentos operacionais que incluem tramitação de processos no âmbito de sua pró-reitoria, superintendência ou assessoria; até o dia 30/08, esses servidores apontarão, através do formulário específico quais os são os procedimentos operacionais.
O dia 06/09 é o prazo para a SUPAD apresentar o cronograma de revisão desses procedimentos, cuja finalização se dará em 30/09. O prazo final para a validação dos procedimentos revisados é dia 22/11, por isso, todos já deverão estar aprovados pelos responsáveis das respectivas unidades, na data.
E, finalmente, no dia 02/12, “a chave do sistema será virada”, anunciou Melo, acrescentando que “todos os tipos de assuntos de protocolo serão eletrônicos a partir daí”.
Cronograma segundo a portaria n 104/2019
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Atividades e responsáveis |
Data final |
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1. Indicação, pelas Pró-Reitorias, Superintendências e Assessorias, dos servidores responsáveis pelo levantamento de todos os Procedimentos Operacionais (POs), que necessitam ser abertos ou tramitar processos e documentos avulsos. |
23/08/2019 |
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2. Apresentação, pelos servidores indicados, da relação de procedimentos operacionais ao Comitê Executor do UFBAPEN através do formulário disponível no sítio www.ufbapen.ufba.br |
30/08/2019 |
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3. Apresentação, pela SUPAD, do cronograma de revisão e construção dos POs. |
06/09/2019 |
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4. Revisão dos POs já mapeados pela SUPAD, pelo(s) responsável(is) indicado(s) pelas Pró-Reitorias, conforme as orientações contidas no Anexo I. |
30/09/2019 |
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5. Validação, pelas Pró-Reitorias, Superintendências e Assessorias, da versão final dos POs revisados juntamente com a equipe responsável pelo mapeamento. |
22/11/2019 |
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6. Tramitação dos processos e documentos avulsos na forma exclusivamente eletrônica. |
02/12/2019 |
